Описание реализации базовых функций xDE для SAP ERP ========================================================================= В настоящем разделе представлено описание реализации основных функций, осуществляемых в интерфейсе учетной системы SAP ERP. Ролевая модель -------------- Предусмотрено разделение полномочий пользователей Продукта по ролям, представленным в таблице ниже. .. list-table:: Роли :widths: 10 40 :header-rows: 1 * - Наименование роли - Описание роли * - Инициатор - Сотрудник, ответственный за подготовку и формирование файла исходящего документа * - Подписант - Сотрудник, ответственный за подписание электронной подписью отправляемых документов контрагентам, или полученных от контрагентов документов. * - Администратор - Сотрудник, ответственный за настройку Продукта и поддержку его работоспособности. * - Бухгалтер налогового направления - Сотрудник бухгалтерии, ответственный за подготовку налоговой отчетности (формирование и выгрузку юридически значимых документов). Карточка документа ------------------ Для каждого передаваемого документа Продукт автоматически создает карточку входящего/исходящего документа, которая содержит: #. Основные данные документа. #. Данные об участниках ЭДО: данные отправителя и получателя. #. Данные о сертификатах получателя и отправителя. #. Метаданные. #. Историю обработки документа с просмотром передаваемых файлов. #. Историю комментариев. #. Функционал прикрепления входящего электронного документа к бизнес объекту таблицы BKPF системы SAP. В рамках карточки документа также доступна возможность выгрузки следующих данных: * ZIP-архив; * ФНС-архив; * печатная форма, генерируемая Оператором ЭДО, для формализованных и неформализованных документов (PDF). Работа с ЭП ----------- Продукт поддерживает подписание электронных документов одним из следующих способов: #. Серверное подписание. Подписание документа осуществляется с помощью сертификата ЭП, прописанного в настройках Продукта для данного пользователя. При этом сертификат ЭП устанавливается на отдельном сервере. #. Локальное подписание. Подписание документа осуществляется с помощью сертификата ЭП, установленного на рабочей машине пользователя или записанного на USB-носителе. Интеграция с электронным архивом ----------------------------------- xDE для SAP поддерживает интеграцию с различными типами архивных хранилищ: * Архив, доступ к которому осуществляется через систему SAP ERP; * ArchiveLink-совместимый архив (например, SAP Content Server); * xDE-архив (отдельно лицензируемый компонент Продукта, использующий в качестве архива базу данных интеграционного модуля). Кроме того, имеется возможность настроить альтернативные типы электронных архивов. Отправка документов ------------------- В рамках Продукта отправка формализованных и неформализованных электронных документов Контрагенту в электронном формате через Оператора ЭДО осуществляется из транзакций просмотра и редактирования бизнес-объекта (БО) исходящего счета-фактуры. Для возможности работы с ЭДО в Продукте предусмотрено расширение GOS-меню стандартных транзакций системы SAP просмотра и редактирования Счета-фактуры VF02 и VF03 следующими пунктами: * Электронный документооборот: * Отправить документ; * Статус отправления. При выборе пункта «Отправить документ» Продукт отображает интерфейс отправки, в котором необходимо указать тип отправляемого электронного документа, ОЭД и т.д. При выборе пункта «Статус отправления» Продукт отображает список электронных документов, которые уже были отправлены по данному БО счету-фактуре. Процесс отправки документов можно представить в виде следующей последовательности этапов: #. Вне рамок Продукта пользователь системы SAP создает БО исходящего счета-фактуры согласно стандартной процедуре, предусмотренной в учетной системе пользователя. #. Пользователь с ролью «Инициатор» выбирает тип документа (или нескольких документов) для отправки Контрагенту в интерфейсе отправки, отображаемом при выборе пункта GOS-меню «Электронный документооборот», «Отправить документ» транзакций VF02/VF03. Если выбран формализованный документ, Продукт автоматически формирует xml-файл соответствующего типа документа на основе данных БО счета-фактуры при помощи специализированного функционального модуля. В случае отправки неформализованного документа из данного БО счета-фактуры требуется предварительно загрузить данный документ в электронный архив при помощи выбора пункта GOS-меню «Создать приложение» транзакций VF02/VF03. Пользователь может выбрать один из трех вариантов отправки документов: * отдельные документы; * пакет документов; * документы, связанные с ранее отправленными документами. Сформированные документы становятся в очередь на подписание. #. Пользователь с ролью «Подписант» подписывает документы путем выбора необходимых на основном экране транзакции /TRL/XDE_OUTBOX и нажатия кнопки «Подписать». Подписание осуществляется в соответствии с настроенным способом (локальное или серверное). #. Подписанные документы становятся в очередь на передачу Контрагенту. #. Продукт формирует очередь исходящих документов из всех поставленных в очередь отправки документов. #. Для каждого исходящего документа Продукт автоматически создает карточку документа, содержащую основные данные по отправляемому документу. #. Продукт осуществляет проверку исходящей очереди. Каждый документ из очереди передается Оператору ЭДО через ящик исходящих документов. #. Далее Продукт осуществляет поддержку обмена технологическими извещениями и подтверждениями. #. Результат ЭДО: * документ не принят Контрагентом. Документ помечается как отклоненный с указанием причины отклонения; * документ принят Контрагентом. В случае если при отправке документа Оператору ЭДО произошла ошибка, документ помечается как ошибочный. При этом Продукт предусматривает возможность повторной отправки данного документа. #. После завершения ЭДО Продукт автоматически связывает все переданные файлы по отправленному документу с карточкой документа и БО счета-фактуры, из которого была произведена отправка. #. Продукт сохраняет все переданные файлы по исходящим документам в электронный архив. Получение документов -------------------- Процесс получения и обработки входящих формализованных и неформализованных документов можно представить в виде следующей последовательности этапов: #. Контрагент в своей учетной системе формирует формализованные и неформализованные документы для подтверждения хозяйственных операций с Заказчиком. При необходимости вместе с отправляемыми документами Контрагент может передать дополнительные данные в виде метаданных. #. Далее Контрагент отправляет сформированные документы с помощью сервиса Оператора ЭДО Заказчику. Документы могут быть отправлены как по отдельности, так и пакетом и как связанные с ранее отправленными документами, в соответствии с функционалом сервисов Операторов ЭДО. При отправке документы подписываются ЭП Контрагента. #. Продукт осуществляет проверку почтового ящика Оператора ЭДО. Вновь поступивший документ извлекается из ящика Оператора ЭДО и размещается в очереди входящих документов Продукта. #. Для каждого входящего документа Продукт создает карточку электронного документа, содержащую основные данные по полученному документу. Продукт автоматически привязывает все переданные файлы по полученному документу к карточке электронного документа. #. Далее Продукт осуществляет поддержку обмена технологическими извещениями и подтверждениями. #. Пользователь с ролью «Подписант» осуществляет обработку входящих документов: * Подписание документа. После подписания Продукт направляет уведомление о подписании документа Контрагенту через Оператора ЭДО. * Отклонение документа. После отклонения Продукт направляет уведомление об отклонении документа Контрагенту через Оператора ЭДО. #. Продукт сохраняет все переданные файлы по входящим документам в электронный архив. Аннулирование документов ------------------------ Продукт поддерживает следующие функциональные возможности по аннулированию документов: * Отправка запроса на аннулирование входящих/исходящих документов из интерфейса SAP-системы; * Обработка полученного от Контрагента запроса на аннулирование входящих/исходящих документов. Процесс отправки запроса на аннулирование документов из интерфейса SAP-системы можно представить в виде следующей последовательности этапов: #. Пользователь с ролью «Подписант» в очереди исходящих или входящих документов отмечает требуемый документ и выбирает функцию «Аннулировать». #. Продукт передает Оператору ЭДО запрос на аннулирование документа. #. Далее в зависимости от того, подписан или нет документ со стороны получателя (для исходящих документов требуется подпись Контрагента, для входящих – подпись Заказчика), через сервис Оператора ЭДО отправляется следующая информация: * Для подписанных документов – Контрагенту будет направлен запрос на подтверждение аннулирования. * Для неподписанных документов (в зависимости от типа документа и логики работы оператора ЭДО) – либо Контрагенту будет направлен запрос на подтверждение аннулирования, либо документы будут аннулированы автоматически (отозваны), при этом в учетную систему будет возвращен соответствующий статус. #. В случае получения запроса на подтверждение аннулирования Контрагент со своей стороны может принять одно из следующих решений: * Согласовать запрос - после согласования Контрагент направляет уведомление о подтверждении аннулирования через Оператора ЭДО, подписанное ЭП Контрагента. После получения от Оператора извещения о получении уведомления статус документа в учетной системе меняется на «Аннулирован». * Отклонить запрос - после отклонения Контрагент направляет уведомление об отклонении аннулирования через Оператора ЭДО, подписанное ЭП Контрагента. После получения от Оператора извещения о получении уведомления статус документа в учетной системе меняется на «Отклонение аннулирования». Процесс обработки полученных от Контрагентов запросов на аннулирование документов можно представить в виде следующей последовательности этапов: #. Контрагент в своей учетной системе либо в web-интерфейсе Оператора ЭДО аннулирует документ с указанием причины. #. Далее в зависимости от того, подписан или нет документ со стороны получателя (для исходящих документов требуется подпись Контрагента, для входящих – подпись Заказчика), через сервис Оператора ЭДО отправляется следующая информация: * Для подписанных документов – запрос на подтверждение аннулирования. * Для неподписанных документов (в зависимости от типа документа и логики работы оператора ЭДО) – либо запрос на подтверждение аннулирования, либо уведомление об аннулировании документа. #. Продукт с определенной (в зависимости от настройки) периодичностью осуществляет проверку почтового ящика Оператора ЭДО. Вновь поступившее уведомление об аннулировании или запрос на подтверждение аннулирования передается в SAP-систему. #. Далее обновляется информация о соответствующих исходящих/входящих документах – изменяется состояние документа: * Для подписанных документов статус меняется на «Запрошено аннулирование». * Для неподписанных документов (в зависимости от типа документа и логики работы оператора ЭДО) статус меняется на «Запрошено аннулирование» или «Аннулирован». #. В случае получения запроса на подтверждение аннулирования пользователь с ролью «Подписант» осуществляет обработку запроса: * Согласование запроса. После согласования Продукт направляет уведомление о подтверждении аннулирования Контрагенту через Оператора ЭДО, подписанное ЭП пользователя, выполнившего подтверждение аннулирования. После получения от Оператора извещения о получении уведомления статус документа меняется на «Аннулирован». * Отклонение запроса. После Отклонения Продукт направляет уведомление об отклонении аннулирования Контрагенту через Оператора ЭДО, подписанное ЭП пользователя, выполнившего отклонение аннулирования. После получения от Оператора извещения о получении уведомления статус документа меняется на «Отклонение аннулирования». Мониторинг процесса обработки документов ---------------------------------------- Продукт обеспечивает возможность контролировать процесс обработки документов при помощи следующих отчетов: * исходящие документы; * входящие документы. Отчеты позволяют осуществлять просмотр: * общей истории обработки по всем переданным документам; * детальной истории обработки конкретного документа. Контроль над процессом обработки документов осуществляется на основе статусной схемы, включающей: * статусную схему документов в соответствии с действующим Регламентом ЭДО в той степени, в которой она передается в Продукт сервисом Оператора ЭДО; * собственную статусную схему обработки документов в рамках учетной системы, разработанную в рамках Продукта. При этом обновление статусов документов в SAP происходит автоматически при их изменении у Оператора ЭДО.