Описание реализации базовых функций xDE для SAP ERP¶

В настоящем разделе представлено описание реализации основных функций, осуществляемых в интерфейсе учетной системы SAP ERP.

Ролевая модель¶

Предусмотрено разделение полномочий пользователей Продукта по ролям, представленным в таблице ниже.

Таблица 1 Роли¶
Наименование роли	Описание роли
Инициатор	Сотрудник, ответственный за подготовку и формирование файла исходящего документа
Подписант	Сотрудник, ответственный за подписание электронной подписью отправляемых документов контрагентам, или полученных от контрагентов документов.
Администратор	Сотрудник, ответственный за настройку Продукта и поддержку его работоспособности.
Бухгалтер налогового направления	Сотрудник бухгалтерии, ответственный за подготовку налоговой отчетности (формирование и выгрузку юридически значимых документов).

Карточка документа¶

Для каждого передаваемого документа Продукт автоматически создает карточку входящего/исходящего документа, которая содержит:

Основные данные документа.
Данные об участниках ЭДО: данные отправителя и получателя.
Данные о сертификатах получателя и отправителя.
Метаданные.
Историю обработки документа с просмотром передаваемых файлов.
Историю комментариев.
Функционал прикрепления входящего электронного документа к бизнес объекту таблицы BKPF системы SAP.

В рамках карточки документа также доступна возможность выгрузки следующих данных:

ZIP-архив;
ФНС-архив;
печатная форма, генерируемая Оператором ЭДО, для формализованных и неформализованных документов (PDF).

Работа с ЭП¶

Продукт поддерживает подписание электронных документов одним из следующих способов:

Серверное подписание.

Подписание документа осуществляется с помощью сертификата ЭП, прописанного в настройках Продукта для данного пользователя. При этом сертификат ЭП устанавливается на отдельном сервере.
Локальное подписание.

Подписание документа осуществляется с помощью сертификата ЭП, установленного на рабочей машине пользователя или записанного на USB-носителе.

Интеграция с электронным архивом¶

xDE для SAP поддерживает интеграцию с различными типами архивных хранилищ:

Архив, доступ к которому осуществляется через систему SAP ERP;

ArchiveLink-совместимый архив (например, SAP Content Server);

xDE-архив (отдельно лицензируемый компонент Продукта, использующий в качестве архива базу данных интеграционного модуля).

Кроме того, имеется возможность настроить альтернативные типы электронных архивов.

Отправка документов¶

В рамках Продукта отправка формализованных и неформализованных электронных документов Контрагенту в электронном формате через Оператора ЭДО осуществляется из транзакций просмотра и редактирования бизнес-объекта (БО) исходящего счета-фактуры.

Для возможности работы с ЭДО в Продукте предусмотрено расширение GOS-меню стандартных транзакций системы SAP просмотра и редактирования Счета-фактуры VF02 и VF03 следующими пунктами:

Электронный документооборот:
- Отправить документ;
- Статус отправления.

При выборе пункта «Отправить документ» Продукт отображает интерфейс отправки, в котором необходимо указать тип отправляемого электронного документа, ОЭД и т.д.

При выборе пункта «Статус отправления» Продукт отображает список электронных документов, которые уже были отправлены по данному БО счету-фактуре.

Процесс отправки документов можно представить в виде следующей последовательности этапов:

Вне рамок Продукта пользователь системы SAP создает БО исходящего счета-фактуры согласно стандартной процедуре, предусмотренной в учетной системе пользователя.
Пользователь с ролью «Инициатор» выбирает тип документа (или нескольких документов) для отправки Контрагенту в интерфейсе отправки, отображаемом при выборе пункта GOS-меню «Электронный документооборот», «Отправить документ» транзакций VF02/VF03.

Если выбран формализованный документ, Продукт автоматически формирует xml-файл соответствующего типа документа на основе данных БО счета-фактуры при помощи специализированного функционального модуля.

В случае отправки неформализованного документа из данного БО счета-фактуры требуется предварительно загрузить данный документ в электронный архив при помощи выбора пункта GOS-меню «Создать приложение» транзакций VF02/VF03.

Пользователь может выбрать один из трех вариантов отправки документов:
- отдельные документы;
- пакет документов;
- документы, связанные с ранее отправленными документами.
Сформированные документы становятся в очередь на подписание.
Пользователь с ролью «Подписант» подписывает документы путем выбора необходимых на основном экране транзакции /TRL/XDE_OUTBOX и нажатия кнопки «Подписать». Подписание осуществляется в соответствии с настроенным способом (локальное или серверное).
Подписанные документы становятся в очередь на передачу Контрагенту.
Продукт формирует очередь исходящих документов из всех поставленных в очередь отправки документов.
Для каждого исходящего документа Продукт автоматически создает карточку документа, содержащую основные данные по отправляемому документу.
Продукт осуществляет проверку исходящей очереди. Каждый документ из очереди передается Оператору ЭДО через ящик исходящих документов.
Далее Продукт осуществляет поддержку обмена технологическими извещениями и подтверждениями.
Результат ЭДО:
- документ не принят Контрагентом. Документ помечается как отклоненный с указанием причины отклонения;
- документ принят Контрагентом.
В случае если при отправке документа Оператору ЭДО произошла ошибка, документ помечается как ошибочный. При этом Продукт предусматривает возможность повторной отправки данного документа.
После завершения ЭДО Продукт автоматически связывает все переданные файлы по отправленному документу с карточкой документа и БО счета-фактуры, из которого была произведена отправка.
Продукт сохраняет все переданные файлы по исходящим документам в электронный архив.

Получение документов¶

Процесс получения и обработки входящих формализованных и неформализованных документов можно представить в виде следующей последовательности этапов:

Контрагент в своей учетной системе формирует формализованные и неформализованные документы для подтверждения хозяйственных операций с Заказчиком.

При необходимости вместе с отправляемыми документами Контрагент может передать дополнительные данные в виде метаданных.
Далее Контрагент отправляет сформированные документы с помощью сервиса Оператора ЭДО Заказчику.

Документы могут быть отправлены как по отдельности, так и пакетом и как связанные с ранее отправленными документами, в соответствии с функционалом сервисов Операторов ЭДО. При отправке документы подписываются ЭП Контрагента.
Продукт осуществляет проверку почтового ящика Оператора ЭДО. Вновь поступивший документ извлекается из ящика Оператора ЭДО и размещается в очереди входящих документов Продукта.
Для каждого входящего документа Продукт создает карточку электронного документа, содержащую основные данные по полученному документу. Продукт автоматически привязывает все переданные файлы по полученному документу к карточке электронного документа.
Далее Продукт осуществляет поддержку обмена технологическими извещениями и подтверждениями.
Пользователь с ролью «Подписант» осуществляет обработку входящих документов:
- Подписание документа. После подписания Продукт направляет уведомление о подписании документа Контрагенту через Оператора ЭДО.
- Отклонение документа. После отклонения Продукт направляет уведомление об отклонении документа Контрагенту через Оператора ЭДО.
Продукт сохраняет все переданные файлы по входящим документам в электронный архив.

Аннулирование документов¶

Продукт поддерживает следующие функциональные возможности по аннулированию документов:

Отправка запроса на аннулирование входящих/исходящих документов из интерфейса SAP-системы;
Обработка полученного от Контрагента запроса на аннулирование входящих/исходящих документов.

Процесс отправки запроса на аннулирование документов из интерфейса SAP-системы можно представить в виде следующей последовательности этапов:

Пользователь с ролью «Подписант» в очереди исходящих или входящих документов отмечает требуемый документ и выбирает функцию «Аннулировать».
Продукт передает Оператору ЭДО запрос на аннулирование документа.
Далее в зависимости от того, подписан или нет документ со стороны получателя (для исходящих документов требуется подпись Контрагента, для входящих – подпись Заказчика), через сервис Оператора ЭДО отправляется следующая информация:
- Для подписанных документов – Контрагенту будет направлен запрос на подтверждение аннулирования.
- Для неподписанных документов (в зависимости от типа документа и логики работы оператора ЭДО) – либо Контрагенту будет направлен запрос на подтверждение аннулирования, либо документы будут аннулированы автоматически (отозваны), при этом в учетную систему будет возвращен соответствующий статус.
В случае получения запроса на подтверждение аннулирования Контрагент со своей стороны может принять одно из следующих решений:
- Согласовать запрос - после согласования Контрагент направляет уведомление о подтверждении аннулирования через Оператора ЭДО, подписанное ЭП Контрагента. После получения от Оператора извещения о получении уведомления статус документа в учетной системе меняется на «Аннулирован».
- Отклонить запрос - после отклонения Контрагент направляет уведомление об отклонении аннулирования через Оператора ЭДО, подписанное ЭП Контрагента. После получения от Оператора извещения о получении уведомления статус документа в учетной системе меняется на «Отклонение аннулирования».

Процесс обработки полученных от Контрагентов запросов на аннулирование документов можно представить в виде следующей последовательности этапов:

Контрагент в своей учетной системе либо в web-интерфейсе Оператора ЭДО аннулирует документ с указанием причины.
Далее в зависимости от того, подписан или нет документ со стороны получателя (для исходящих документов требуется подпись Контрагента, для входящих – подпись Заказчика), через сервис Оператора ЭДО отправляется следующая информация:
- Для подписанных документов – запрос на подтверждение аннулирования.
- Для неподписанных документов (в зависимости от типа документа и логики работы оператора ЭДО) – либо запрос на подтверждение аннулирования, либо уведомление об аннулировании документа.
Продукт с определенной (в зависимости от настройки) периодичностью осуществляет проверку почтового ящика Оператора ЭДО. Вновь поступившее уведомление об аннулировании или запрос на подтверждение аннулирования передается в SAP-систему.
Далее обновляется информация о соответствующих исходящих/входящих документах – изменяется состояние документа:
- Для подписанных документов статус меняется на «Запрошено аннулирование».
- Для неподписанных документов (в зависимости от типа документа и логики работы оператора ЭДО) статус меняется на «Запрошено аннулирование» или «Аннулирован».
В случае получения запроса на подтверждение аннулирования пользователь с ролью «Подписант» осуществляет обработку запроса:
- Согласование запроса. После согласования Продукт направляет уведомление о подтверждении аннулирования Контрагенту через Оператора ЭДО, подписанное ЭП пользователя, выполнившего подтверждение аннулирования. После получения от Оператора извещения о получении уведомления статус документа меняется на «Аннулирован».
- Отклонение запроса. После Отклонения Продукт направляет уведомление об отклонении аннулирования Контрагенту через Оператора ЭДО, подписанное ЭП пользователя, выполнившего отклонение аннулирования. После получения от Оператора извещения о получении уведомления статус документа меняется на «Отклонение аннулирования».

Мониторинг процесса обработки документов¶

Продукт обеспечивает возможность контролировать процесс обработки документов при помощи следующих отчетов:

исходящие документы;
входящие документы.

Отчеты позволяют осуществлять просмотр:

общей истории обработки по всем переданным документам;
детальной истории обработки конкретного документа.

Контроль над процессом обработки документов осуществляется на основе статусной схемы, включающей:

статусную схему документов в соответствии с действующим Регламентом ЭДО в той степени, в которой она передается в Продукт сервисом Оператора ЭДО;
собственную статусную схему обработки документов в рамках учетной системы, разработанную в рамках Продукта.

При этом обновление статусов документов в SAP происходит автоматически при их изменении у Оператора ЭДО.