Отправка документа

Отправка документов осуществляется из SAP-транзакций просмотра и редактирования БО Счета-фактуры, соответственно VF03 и VF02.

Примечание

Также предусмотрена специальная транзакция для отправки неформализованных документов без привязки к БО /TRL/XDE_SEND_NONF (см. Отправка неформализованного документа без привязки к БО).

Для отправки доступны следующие виды документов:

• универсальный передаточный документ (УПД) в формате, утвержденном ФНС, во всех функциях;

• универсальный передаточный документ (УПД) в формате, утвержденном ФНС по приказу 820, во всех функциях, в том числе маркированный и прослеживаемый;

• универсальный передаточный документ (УПД) в формате, утвержденном ФНС по приказу 970 1, во всех функциях, включая все дополнительные признаки (маркировка, прослеживаемость, алкогольная продукция и др.);

• универсальный корректировочный документ (УКД) в формате, утвержденном ФНС, во всех функциях;

• универсальный корректировочный документ (УКД) в формате, утвержденном ФНС по приказу 736, во всех функциях, в том числе маркированный и прослеживаемый;

• документ о передаче результатов работ в формате, утвержденном ФНС;

• документ о передаче товаров при торговых операциях в формате, утвержденном ФНС;

• документ о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке (ТОРГ-2), в формате, утвержденном ФНС, в том числе маркированный;

• акт сверки взаимных расчетов в формате, утвержденном ФНС;

• электронная транспортная накладная (ЭТрН) в формате, утвержденном ФНС (Поддержка обмена ЭТрН лицензируется отдельно от основного функционала);

• электронный путевой лист (ЭПЛ) в формате, утвержденном ФНС (Поддержка обмена ЭПЛ лицензируется отдельно от основного функционала);

• неформализованный документ;

• полуформализованный документ (Модуль для работы с полуформализованными документами лицензируется отдельно от основного функционала).

1

Поддерживается с учетом изменений, вносимых приказом ФНС России № ЕД-7-26/1032@ от 15.11.2024 в приказ № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023.

Для отправки неформализованного документа требуется предварительно его загрузить в электронный архив. Подробное описание загрузки файла неформализованного документа см. Добавление файла неформализованного документа в архив. Также возможна отправка неформализованного документа через транзакцию /TRL/XDE_SEND_NONF.

Примечание

О поддержке конкретных типов документов операторами ЭДО - см. https://xdedocs.miritgroup.ru/FunctSpecif/FunctSpecif-Operators.html.

Добавление файла неформализованного документа в архив

Для загрузки неформализованного документа в электронный архив с локального рабочего места пользователя необходимо выполнить следующие действия.

1. Запустить транзакцию VF03 или VF02, указав номер счета-фактуры.

   

2. В GOS-меню транзакции выбрать пункт меню «Создать/Создать приложение».

   

3. Будет открыто Окно импорта файлов для загрузки файла документа с рабочего места пользователя, где потребуется выбрать необходимый документ и нажать на кнопку «Открыть».

   

4. Внизу экрана будет отображено сообщение «Приложение успешно создано».

5. Для просмотра загруженного файла необходимо выбрать пункт меню «Список приложений».

   

6. Будет открыто окно со списком приложений к данному БО счету-фактуре.

   

Подписание и отправка документа

Для отправки документа из соответствующего БО Счета-фактуры необходимо выполнить следующие действия.

1. Запустить транзакцию VF03 или VF02, указав номер счета-фактуры.

   

2. В GOS-меню транзакции выбрать пункт меню «Электронный документооборот/ Отправить документ».

   

3. Будет открыто окно для единичной отправки документа. Пример интерфейса единичной отправки документа приведен на рисунке ниже.

   

---

Интерфейс единичной отправки состоит из следующих разделов:

1. Выбор оператора ЭДО — позволяет выбрать оператора ЭДО, через которого будет отправлен документ, а также отправителя и его подразделение, получателя и его подразделение.

2. Выбор способа отправки — определяет, каким образом будут отправлены документы:

   • Вид пакета:

   • Одиночная отправка;

   • Пакетная отправка.

   • Вид связи:

   • Без связи;

   • Связь с существующим отправлением (для связи с ранее отправленными документами).

   • Отправка без подписи (флаг)

     Внимание

     Отправка без подписи работает только совместно с настроенным модулем продукта TerraLink xDE Маршруты согласования документов на веб-портале.

3. Выбор сертификата ЭП — предназначен для отображения информации о сертификате ЭП, прописанного в настройках Продукта для данного пользователя и возможной МЧД.

   При использовании локального подписания в данном разделе необходимо выбрать сертификат, которым будет осуществляться подписание документа, из списка тех, что установлены на рабочей машине пользователя или записаны на USB-носителе. При новой отправке документов в данном разделе будет отражен сертификат, используемый пользователем при предыдущей отправке.

   Внимание

   Передача МЧД возможна только при использовании локального подписания или подписания с помощью CryptoApi.

4. Перечень ошибок — содержит информацию об ошибках, возникших при предварительной проверке отправки документов из данного БО счета-фактуры.

5. Окно Документы пакета — содержит перечень видов документов, доступных для отправки из данного БО счета-фактуры.

   В случае если из данного БО счета-фактуры ранее уже были отправлены документы, информация о возможности повторной отправки отражается в столбце Ошибка для каждого документа (для просмотра информации об ошибке необходимо прокрутить бегунок внизу окна вправо):

   • повторная отправка не возможна, документ уже поставлен в очередь;

   • повторная отправка возможна, при отправке документа произошла ошибка.

   Пример заполнения столбца Ошибка представлен на рисунке ниже.

   

   В случае если документы определенного вида из данного БО счета-фактуры еще не отправлялись, столбец Ошибка не будет заполнен.

6. Кнопка История — при нажатии на данную кнопку открывается окно со списком отправок по данному БО Счета-фактуры.

   

   Кнопка Управление вложениями — при нажатии на данную кнопку открывается окно с перечнем доступных для выбора загруженных файлов документов (см. Добавление файла неформализованного документа в архив), которые можно отправить из данного БО счета-фактуры с типом «Неформализованный документ». Интерфейс окна выбора вложения представлен на рисунке ниже.

   

   Кнопка Комментарий — при нажатии на данную кнопку откроется текстовое поле, в котором можно указать комментарий к отправляемому документу. По завершении ввода комментария необходимо нажать кнопку .

7. Подтверждение отправки содержит функциональные кнопки:

   • Проверить — при нажатии на данную кнопку запускается предварительная проверка корректности заполнения всех атрибутов отправки и дополнительных проверок. Перечень дополнительных проверок настраивается в Продукте;

   • Отправить — при нажатии на данную кнопку осуществляется постановка выбранных документов в очередь отправки. Кнопка доступна, в случае если все проверки прошли успешно;

   • Отменить — при нажатии на данную кнопку процесс отправки документов отменяется.

---

4. Пользователь должен заполнить всю необходимую информацию по отправляемым документам и, в случае отсутствия ошибок по конкретному виду документа, нажать на кнопку Отправить.

   

5. В случае успешной постановки в очередь Продукт выдаст сообщение об отправке нового документа с указанием номера пакета.

   

Подписание исходящего документа из очереди отправки

Если документ был сформирован пользователем без права подписи, то после нажатия кнопки Отправить неподписанный документ будет поставлен в очередь на подписание.

Пользователь с правом подписи должен на основном экране транзакции /TRL/XDE_OUTBOX (подробнее см. Отчет «Исходящие документы») выделить требуемый документ (находящийся в статусе «А – Отправлен на согласование») и нажать на кнопку Подписать.

Особенности отправки документов пакетом и связанных документов

Отправка документов пакетом

Примечание

О поддержке пакетной отправки документов операторами ЭДО - см. https://xdedocs.miritgroup.ru/FunctSpecif/FunctSpecif-Operators.html#operators-additional.

При отправке пакета документов требуется выполнить следующие действия.

1. Выбрать Вид пакета «Пакетная отправка».

2. Выделить несколько документов для отправки в разделе «Документы пакета».

   

При постановке в очередь Продукт каждому документу пакета присваивает одинаковое значение «Номер пакета».

Примечание

Номер пакета автоматически заполняется для каждого исходящего документа, отправленного как в составе пакета, так и как отдельный документ.

Отправка связанных документов

Примечание

О поддержке отправки связанных документов операторами ЭДО - см. https://xdedocs.miritgroup.ru/FunctSpecif/FunctSpecif-Operators.html#operators-additional.

При отправке связанных документов требуется выполнить следующие действия.

1. Выбрать Вид связи «Связь с существующим отправлением». В этом случае появится кнопка , нажатие на которую вызовет дополнительный экран.

   

2. C помощью кнопок «Добавить документ» и «Удалить документ» добавить необходимое количество связанных документов и определить для каждого из них вид связи.

   

   Для заполнения идентификатора отправки можно воспользоваться средством поиска и выбрать из ранее отправленных документ, с которым необходимо связать новую отправку.

   

   Отправку можно связать с несколькими документами и указать для них различные виды связи:

   • Связь с существующим отправлением (без указания иерархии);

   • Связь с отправлением на родительском уровне;

   • Связь с отправлением на дочернем уровне.

   Примечание

   О поддерживаемых видах связи в разрезе операторов ЭДО - см. https://xdedocs.miritgroup.ru/FunctSpecif/FunctSpecif-Operators-Related_Types.html.

Примечание

В карточке отправки на вкладке «Связанные документы» можно найти список связанных отправлений с указанием их идентификаторов, вида связи и других параметров. Дважды кликнув по строке со связанным документом, можно перейти в его карточку.

Просмотр статуса отправленного документа

Для просмотра статусов отправленных документов по данному БО Счету-фактуры необходимо выполнить следующие действия.

1. Запустить транзакцию VF03 или VF02, указав номер счета-фактуры.

   

2. В GOS-меню транзакции выбрать пункт меню «Электронный документооборот/ Статус отправления».

   

3. Будет открыто окно отчета «Исходящие документы», где в поле «Код статуса отправки» отражен текущий статус отправленного документа.

   

Отправка неформализованного документа без привязки к БО

В Продукте предусмотрена возможность отправки неформализованного документа без привязки к бизнес-объекту SAP.

Чтобы отправить такой документ, нужно запустить транзакцию /TRL/XDE_SEND_NONF и заполнить селекционный экран.

Примечание

Аналогично отправке через транзакции VF03 и VF02, пользователь должен иметь права, позволяющие выполнить отправку.

• Для поля «Файл» можно выбрать один или несколько файлов в окне выбора файла.

  

• Для поля «Оператор» нужно выбрать оператора из выпадающего списка.

• Для блока «Отправитель/получатель» возможно заполнение по связке балансовой единицы и контрагента (таблица KNA1), либо по идентификаторам ящиков отправителя и получателя.

• Для поля «Вид пакета» можно выбрать одиночную или пакетную отправку (если пакетная отправка поддерживается данным оператором).

• Для поля «Вид связи» можно выбрать связь с существующим отправлением, в этом случае появится кнопка для создания связи.

  

• При нажатии на кнопку «Создать коментарий», откроется текстовое поле для создания комментария к отправляемому документу.

  

После того как селекционный экран заполнен, необходимо нажать на кнопку выполнения .

В случае возникновения ошибки, на экран будет выведено сообщение об ошибке. В случае успешной отправки на экран будет выведено сообщение с номером пакета.

Для дальнейшей работы с отправленным документом используйте журнал исходящих документов (подробнее см. Отчет «Исходящие документы»).